英文ビジネスレターで契約
双方の合意が得られていざ取引となる場合に、まず初めに必要な事項に契約があります。
お互いの合意事項に関して、それを書面に残しておいて今後にトラブルなど起こらないように確認するためには必須の書類です。
常識的に考えて、契約書はこちらと相手方の双方で持っていなければ意味がありませんので最低２通同じものが必要になります。
時により第三者が介在している場合にはその関係者分枚数は増えていきます。
契約書には内容を確認したことを双方で認めた証として、お互いのサインが必要となります。
どちらかが基本的な契約書を２枚作成した後に自身のサインをし、相手にこの２枚を送付して１枚を相手の控えとして保管してもらい、もう１枚に相手のサインをしていただいた後送り返してもらうのが一般的な流れとなります。
しかし、出来上がった契約書を送るときに『サインして送り返してください』とだけ書いて送る会社をよく見かけますが、あくまでの相手の同意が必要ですので、礼儀として読んで頂いて誤りや変更などえが無いか確認してもらい、もしそのようなことがあったのならすぐに連絡をください。などの文を添えて送るのがいいと思います。
If there are any misunderstandings or questions in this contract,
Please let us know as soon as possible.
契約に間違いや質問等ございましたら、至急ご連絡をお願いいたします。
以上のような文を必ず入れておきましょう。
・英文ビジネスレターの最初に何を何通同封してあるかを明記します。
I have enclosed the following: 2sets of the contracts.
契約書２セットを同封いたしました。
a draft of the agreement
契約書案１通
three copies of the Distribution Agreement
販売代理店契約書２通
・次に、内容の確認の依頼を書きます。
Would you please review the contents and confirm (make sure) that there are no mistakes or misunderstandings?
内容に間違いや誤解などが無いか確認をお願いいたします。
If you have any problems with the draft, please let us know as soon as you can.
もし草案に問題がありましたら、至急ご連絡ください。
・この後に、サインをして送り返してもらうことをお願いします。
Please sigh both sets and send them back one set to us.
双方にサイン後１通をお返し下さい。
Please return one with your signature.
サインをして１通をご返送ください。
・最後の言葉として、
If you accept our draft, we will soon send you our formal agreement with you.
草案を受け入れて頂けましたら、すぐに正式な契約書をお送りいたします。
英文ビジネスレター例
Dear English letter Co,
I have enclosed a draft of the agreement which was approved on January 31.
Would you please review and confirm that there are no mistakes or misunderstandings in it?
If you have any problems with the draft, please let us know as soon as you can.
If you accept our draft, we will soon send you our formal agreement with you.
Best regards,
和訳
イングリッシュレター株様
1/31日に合意した契約書の草案を同封いたしました。
内容に誤解や間違いが無いかお確かめください。
何か問題があるようでしたら、至急ご連絡ください。
草案を受け入れて頂けましたら、すぐに正式な契約書をお送りいたします。
敬具