英語のビジネスレター

英語でビジネスレター

最近は企業もグローバル化の波にのり、大手だけでななく中小企業しいては、個人経営でも海外に向けて英語ビジネスレターを書かなければいけない事があります。
日本の手紙も公式な手紙になりますと、今まで聞いた事のない文字があちらこちらに出てきます。

その点では英語のでのビジネスレターも同様で、決まった書き方やフォームがいくつか存在します。
その手紙が公式になればなるほど、そのルールは厳しく限定されてワードを使用する事になります。

英語のビジネスレターでは、タイトルや最初と最後の文を見ますと大体中に書いてある内容の80%は把握できるようになっています。
逆に言いますと、海外では当たり前のビジレスレターの書き方を知りませんの契約できるビジネスもダメになってしまう事があります。

私たち日本人も企業間で交わされる手紙が稚拙な言葉で書いてありますと、その相手企業が大丈夫なのか心配になってしまいます。
「こんにちは、、、よろしくです。」などで書かれた手紙が来たらやはりこの企業の質を疑わざるを得ません。

英語を使用したビジネスでも同様で、最低限の決まりや略語が分かっていませんと相手が書いてきた文章の本当の意味も理解できませんし、相手にもこちらの丁寧さが伝わりません。

日本語と英語の構造の違い

日本語は最後まで聞きませんとその人の言いたい事が分からない構造の言語です。
私は明日行きません。(行きます)と最後の2文字を聞くまでその意向が分からないのです。

一方、英語は最初に結論を言ってから、その説明に入る形をとる言語です。
日本人の感覚と真逆にありますので、やはりその形式を良く理解していませんと、間違った形で相手に内容が伝わってしまう事があります。

当サイトでは初めての方にも分かりやすいように英語のビジネスレターについての基礎や例文を多く掲載しています。
最悪の場合にはそのまま例文を使用して内容を自分の会社にしてしまうなどの荒手もできますので便利に使用して下さい。

メールでの英文とビジネスレター

最近はメールでの連絡が多く、日本人でもメールでの英文の書き方は良く理解している方も多くなっています。
凄く簡単ですぐに相手に伝わるのでとても便利です。

スマホからも返信できたりと利便性も抜群なのですが、正式なビジネスレターではそれは通じません。
英語圏は、契約の社会で契約道理に事が進まないとすぐに訴訟されてしまう危険があります。

英文のメールは比較的ラフが書き方もしても皆さん慣れていますのでそれを見て失礼とは思いません。
ですが、契約になると急に事情は違ってきます。

しっかりと決まった書き方に沿って書いておく必要があります。
日本でも契約になりますと、指定されたフォーマット(形式)でないと受け取ってくれない事も多々あります。

英語のビジネスレターには大きく2つがある

英語のビジネスレターの書き方は大きく分類すると2つのタイプに分類されます。

  • アメリカ式(フル・ブロック・スタイル)
  • イギリス式(フル・インデント・スタイル)

だいたいこの2つの形式で書かれていれば失礼になる事は無いのですが、オーストラリア、カナダ、シンガポール、インドなど元々イギリスの影響強い国では、イギリス式を使う傾向があります。
ですが、実際にどちらの形式を使ってくるかは、相手から送られてくるビジネスレターを見るまでは分かりません。

日本では、アメリカの影響が大きいので比較的アメリカ式で相手にビジネスレターを送る事が多いです。

イギリス式

イギリス式ビジネスレター

 

アメリカ式

アメリカ式ビジネスレター

イギリス式とアメリカ式の違い

イギリス式

Inside Address(書中宛名)と Signature(サイン)の左を斜めの揃えます。
Body(本文)の段落の始まりを5文字インテンド(下げる)ます。
Subject(主題)とBody(本文)を除く部分に、コンマかピリオドを付けます。

アメリカ式

全ての行を左に揃えます。

現在では、アメリカ式が主流ですのでイギリス式に関しては知識として覚えておきましょう。

Letterhead(レターヘッド)

レターヘッドは、会社名、住所、代表電話番号、Eメールアドレス、サイトURLなどが印刷された用紙です。
通常は普通紙よりも良い用紙を用いて色刷りされているケースが多いです。

2枚目移行は普通紙で書いていくのが自然で、ヘッダーまたはフッターに会社名、日付、ページ番号を付けておきます。

記入例

September 10, 2020, Inaya inc, Page1/5

Date 日付

日付はアメリカ式でもイギリス式でもどちらでも構いませんが、統一しておく事が大切です。
会社で統一した日付の書き方を決めておきましょう。

アメリカ式
October 05, 2020

イギリス式
5th Ocober, 2020

月を数字にしたり省略する事は混乱の元ですので、必ずアルファベットで記入しましょう。

5-10-20✖
2020-05-10✖
5 Oct, 2020✖
5 October 2020 〇
October 05, 2020〇

Referrence Number 参照番号

会社間でのメールは毎日多くのメールが出され、又は受け取ります。
こちらから出したメールを簡単に特定できるように各メールにユニークナンバーを付けておくのが一般的です。

参照番号は数字と英文字で構成しましょう。

国名
日本-JA
アメリカ-US
フランス-FR

担当者
田中-tanaka
鈴木-suzuki
佐藤-satou

伝票NO
0001~9999

「US-tanaka-0012」と書いておけば、田中さんがアメリカに出した12番のメールと特定できます。

上記の例は一例ですので、あなたの会社に合わせた参照番号を作っておくと便利です。

「Referrence Number. US-tanaka-0012」などと指定する事でメールを特定できます。

Inside Address 書中宛名

文中に書く宛名は、間違いの無いように書くことが重要です。
送った会社で迷子にならないように、名前はフルネームで書きましょう。

更に名前の前に「Attention:」を付ける事で、すぐに誰に送った手紙か分かります。
男性の場合には、敬称は「Mr.」女性の場合には「Ms.」を使いましょう。

その他分かっている敬称がある場合にはそちらを使用します。
Pro.(Proffessor) Dr.(Doctor)など、

文中宛名は長すぎると見ずらいので最小の情報で済ませます。
又相手の名前が分からない時には、名前の代わりに部署名役職名に「The」を付けて表記します。

ビルの中で間借りしている方に出す場合には、「c/o」をつかいます。
日本語で言う「~様方」に当たります。

Attention: Mr. Hjime Tanaka
Sales manager
Ineya Inc.
kofu yamanashi  9-3
Japan

Attention: Ms. Yoko Sato
c/o Ineya Inc.
kofu yamanashi 9-3
Japan

Attention: The sales manager
Ineya Inc.
kofu yamanashi 9-3
Japan

Salutation 敬辞

敬辞とは日本語の「~さん」に当たります。
一般的にラストネームだけを使用します。

Dear Mr. Tanaka
Dear Ms. Sato

受取人がハッキリと分からない場合には、

To whom it may concern(関係者の方へ)

海外からメールをもらうと結構「To whom it may concern」と言う宛名でメールが来ます。
比較的ビジネスではよく使われる書き方になります。

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