英文ビジネスレターでクレーム処理
発注の部分でも述べましたが、なんらかのミスで注文品いがなかなか届かないときや、発注の商品と届いたものが違うなんて事が起こってしまった場合、また英文ビジネスレターかと面倒ではありますが対応しない訳にも行きません。
とかく、約束の納期などな守られずに商品がなかなか到着しませんと腹立たしくなってしまうのですが、興奮せずに冷静になり何しろ注文した商品が手元に無事に届くことに集中すべきです。
自分では冷静に英文レターを書いているつもりでも、知らずに攻撃的なクレーム文章になっていてはいけませんので、他の人に読んでもらうなりして内容が感情的でないかなどを確認してからこの英文ビジネスレターは送りましょう。
・何についてクレームを出しているのかを日時を内容をはっきりと書く。
I ordered a Model-123 printer from you on January 31.
1/31日にModel-123 printer を発注しました。
I sent the order form to you on January 31.
1/31日に注文書を発送しました。
・いつの時点でまだ商品なりが届かないことを記載
But, I have not received them as of February 14.
しかし、2/14日現在でまだ受け取っていません。
as of ... ...付けでと慣用句です。
One month has passed since I ordered them from you, but it has not reached us yet.
注文して一ヶ月がたちますががまだ届いておりません。
・先方に対応を依頼します。
Would you please check with your delivery section and let me know the status?
配送係に問い合わせ後、状況をお知らせください？
Would you please check on the status of the delivery as soon as you can?
配達状況をできるだけ早くお知らせください？
I have enclosed a copy of our order form.
注文書のコピーを同封します。
I will have to cancel the order if it doesn't arrive by February 21.
2/21日までに届かない場合には、発注をキャンセルしなければなりません。
英文ビジネスレター例
Dear English letter Co,
I ordered a Model-123 printer from you on January 31.
One month has passed since I ordered them from you, but it has not reached us yet.
Would you please check on the status of the delivery as soon as you can?
I might otherwise have to reconsider future orders.
Best regards.
和訳
イングリシュレター株様
Model-123 printer を1/31日に発注いたしました。
発注後一ヶ月がたちますが、まだ届きません。
できるだけ早く発送状況をお調べください。
今後の発注を考え直さなければいけません。
敬具