英文ビジネスレター契約後の問題対応
注文をしたところ、後になって商品の在庫が無くて発送できません。
または、価格の変更があり契約の金額での商品がもうないなど、驚くような回答を平気で出してくる会社もあります。
日本人のように時間や約束に対して、厳格ではない国もあります。
よく聞く話などでは、電車・バスは当たり前のように遅刻、カナダではバスの運転手が途中でコンビ二に寄って買い物をするのですから、国が違えば考え方も大きく変わります。
そのような背景から訴訟も多くなり、英語圏の国は訴訟大国になっているのでしょうか？
そうは言ってももちろん驚いて、ついつい感情的になってしまいますが、あくまでも冷静にこちらの意思を相手に伝えましょう。
下記のような感情的な表現は英文ビジネスレターに使用しないようにしましょう。
I was disappointed to ....
...にがっかりしている
I cannot believe that...
...は信じられない
I was suprised at...
...に驚いている
・とりあえず在庫が無い・価格の変更があったなどの連絡が相手から入ってきていますので、それに対するお礼を簡単に書きます。
Thank you for letting me know about the status of our order.
注文状況についてのお知らせありがとうございます。
Thank you for informing me that the product is not available now.
商品欠品についてのご連絡ありがとうございます。
the price of the product has been changed
価格変更
the design of the product has been changed
デザイン変更
・次に受け入れるのか・受け入れられないのか・キャンセルするのか・などのこちらの意思を伝えます。
Would you please send them to us as soon as possible after they are manufactured?
商品でき次第、お送りください。
It is acceptable to us. Would you please send them to us as soon as you can?
了解いたしました。できるだけ早くお送りください。
It is not acceptable. because Our budget is limited.
我々の予算に限度がありますので、受け入れられません。
We must deliver them to our customers by next week.
then It is not acceptable.
お客様のところに次週までに届けなければなりませんので、受け入れることができません。
Please cancel our order and refund the money.
キャンセルしてお金の返金をお願いします。
If you cannot send them to us by tomorrow.
We will have to cancel our order.
明日までに送っていただけないのですたら注文はキャンセルします。
I would like to order a Model-569 printer instead. Please send them to us as soon as you can.
Model-569 printer を代わりにできるだけ早く送ってください。
Please replace the Model-123 printer with a Model-569 printer.
Model-123 printerを Model-569 printerに変更してください。
英文ビジネスレター例
Dear English letter Co,
Thank you for letting me know about the status of our order.
We must deliver them to our customers by next week.
then It is not acceptable.
If you cannot send them to us by January 31.
We will have to cancel our order.
Best regards,
和訳
イングリッシュレター株様
注文状況のご連絡ありがとうございます。
お客様にところに来週までに届けなければいけませんので、それは受け入れられません。
もし1/31日までに発送できないのであれば、キャンセルをいたします。
敬具