英語 ビジネス レターにゼロから挑戦

届いた商品が破損などしていたり、発注していた商品は明らかに違うなどの場合、届いた商品を見た瞬間にとても怒りの置き場が無い嫌な気分にさせられます。

破損の場合など初めから破損していて気が付かずに送っているのか、先方の梱包が悪いのか、途中での運送会社の取り扱いに問題があるのかわかりません。

ここまで慣れない英文ビジネスレターを駆使してやっと商品が届いたのにと落胆してしまうかも知れませんが、ここは更なる英文レターのスキルアップのためにもクレームを出しましょう。

日本語でクレームと言うと文句を言うと認識されて使用していますが、英語でのclaimは意味が違います。

英語のclaimは法的にこちらが主張する十分な権利があるときにどうどうとこちらの意見を言うことを言います。

ですので、日本語のクレームのように隣の人が気に入らないからクレームを
を言うなんて感じには使用できません。

たとえば、事故などを起こしてその保障のために保険会社にその請求をする場合などは、こちらに十分に請求する権利があるのですからclaimが使用できます。

日本語のクレームにあたる英語の言葉は、complainになります。

ですので、今回のような場合には堂々とclaimを出しましょう。

・商品を受け取った事をまず始めに書きます。

I received your product on january 31.

1/31に商品を受け取りました。

・いよいよ本題のclaimです。

However(But), your product was broken.

しかしながら、商品は壊れていました。

the color(material) was different.

色が違います。

some parts were missing

部品が足りません。

the quantity was not correct

数が間違っています。

the product was damaged by ...

...で痛んでいます。

・証拠の写真も同封しましょう。

I have enclosed a photo showing the condition of the produict.

商品の状況の写真も同封しておきます。

・相手に対してこちらの意向を伝えます。

Would you please send us the correct product as soon as possible.

至急、正規の商品を送ってください。

Would you please replace this product with the correct one　as soon s you can.

至急、正しい商品と交換をお願いします。

I would like to return the product to you for replacemant.

交換のためにこの商品はお返しします。

・最後はいつものように

I'm looking forward to hearing from you.

ご連絡お待ちしております。

英文ビジネスレター例

Dear Englishletter Co,

I received your product on january 31.

However, your product was broken.

Would you please send us the new product as soon as possible.
I have enclosed a photo showing the condition of the produict.

I'm looking forward to hearing from you.

Best regards,

インリッシュレター株様

1/31に商品受け取りました。

ですが、商品が壊れています。

至急、新しい商品をお送りください。
商品の状態の写真を同封しておきます。

お返事お待ちしております。

敬具

注文をしたところ、後になって商品の在庫が無くて発送できません。
または、価格の変更があり契約の金額での商品がもうないなど、驚くような回答を平気で出してくる会社もあります。

日本人のように時間や約束に対して、厳格ではない国もあります。
よく聞く話などでは、電車・バスは当たり前のように遅刻、カナダではバスの運転手が途中でコンビ二に寄って買い物をするのですから、国が違えば考え方も大きく変わります。

そのような背景から訴訟も多くなり、英語圏の国は訴訟大国になっているのでしょうか？

そうは言ってももちろん驚いて、ついつい感情的になってしまいますが、あくまでも冷静にこちらの意思を相手に伝えましょう。

下記のような感情的な表現は英文ビジネスレターに使用しないようにしましょう。

I was disappointed to ....
...にがっかりしている
I cannot believe that...
...は信じられない
I was suprised at...
...に驚いている

・とりあえず在庫が無い・価格の変更があったなどの連絡が相手から入ってきていますので、それに対するお礼を簡単に書きます。

Thank you for letting me know about the status of our order.

注文状況についてのお知らせありがとうございます。

Thank you for informing me that the product is not available now.

商品欠品についてのご連絡ありがとうございます。

the price of the product has been changed

価格変更

the design of the product has been changed

デザイン変更

・次に受け入れるのか・受け入れられないのか・キャンセルするのか・などのこちらの意思を伝えます。

Would you please send them to us as soon as possible after they are manufactured.

商品でき次第、お送りください。

It is accetable to us. Would you please send them to us as soon as you can.

了解いたしました。できるだけ早くお送りください。

It is not accetable. because Our budget is limited.

我々の予算に限度がありますので、受け入れられません。

We must deliver them to our customer by next week.
then It is not accetable.

お客様のところに次週までに届けなければなりませんので、受け入れることができません。

Please cancel our order and refund the money.

キャンセルしてお金の返金をお願いします。

If you cannot send them to us by tomorrow.
We will have to cancel our order.

明日までに送っていただけないのですたら注文はキャンセルします。

I would like to order Model-569 printer instead. PLease send them to us as soon as you can.

Model-569 printer を代わりにできるだけ早く送ってください。

Please replace the Model-123 printer with Model-569 printer.

Model-123 printerを Model-569 printerに変更してください。

英文ビジネスレター例

Dear Englishletter Co,

Thank you for letting me know about the status of our order.

We must deliver them to our customer by next week.
then It is not accetable.

If you cannot send them to us by january 31.
We will have to cancel our order.

Best regards,

和訳

イングリッシュレター株様

注文状況のご連絡ありがとうございます。

お客様にところに来週までに届けなければいけませんので、それは受け入れられません。

もし1/31日までに発送できないのであれば、キャンセルをいたします。

敬具